Implementar SAP es un proyecto de gran magnitud que no solo implica instalar un software, sino también adaptar procesos de negocio, migrar datos, capacitar usuarios y transformar la manera en que la empresa opera en el día a día.
Por eso, SAP recomienda un enfoque por fases que asegura que todo quede bien definido antes del arranque (Go-Live) y que el cambio sea lo más controlado posible.
Veamos el proceso completo, fase por fase:
1. Project Preparation (Preparación del proyecto)
Es la fase inicial del proyecto. Aquí se establecen las bases o fundamentos del proyecto de implementación:
- Objetivos del proyecto (qué se quiere conseguir con SAP).
- Scope (alcance) → qué módulos de SAP se implementarán (por ejemplo FI, MM, SD), en qué áreas de negocio y qué procesos cubrirá. El scope define los límites del proyecto: qué está incluido y qué no.
- Costes y presupuesto estimado: cuánto va a costar el proyecto en términos de licencias, consultoría, hardware y personal interno.
- Definición del equipo del proyecto (usuarios clave, consultores, dirección).
- Plan de proyecto con hitos (puntos clave que marcan un avance importante o la finalización de una fase), entregables y fechas.
- Identificación de riesgos y cómo mitigarlos.
👉 Es la etapa en la que se sientan las bases para todo lo que vendrá después.
2. Realization (Realización)
Aquí comienza la configuración y adaptación del sistema SAP en base a lo definido en la preparación del proyecto:
- Customizing en SAP IMG (ajustes de finanzas, logística, RRHH, etc.).
- Creación de desarrollos ABAP: programas, formularios, interfaces y reportes que complementan al estándar.
- Configuración de autorizaciones y perfiles de seguridad.
Se suele trabajar en dos ciclos:
- Configuración inicial (baseline configuration).
- Configuración final (final configuration) con todos los ajustes y desarrollos.
3. Testing (Pruebas)
Una de las fases más críticas. Aquí se valida que el sistema configurado funciona correctamente.
Existen distintos tipos de pruebas:
- Unit Testing (pruebas unitarias) → cada parte individual del sistema se prueba de manera aislada (ej. un programa o transacción). Normalmente las realizan consultores o el equipo del proyecto.
- SIT – System Integration Testing (pruebas de integración) → se prueban procesos completos de principio a fin, verificando que los módulos se comunican correctamente y que los procesos cruzados funcionan. Ejemplo: desde crear un pedido de ventas (SD) hasta generar la factura y su contabilización en finanzas (FI).
- Performance Testing (pruebas de rendimiento) → se verifica que el sistema puede manejar grandes volúmenes de datos y usuarios sin volverse lento.
- UAT – User Acceptance Testing (pruebas de aceptación de usuario) → los usuarios finales prueban el sistema con casos reales. El objetivo es confirmar que SAP está configurado para cumplir con las necesidades del negocio.
👉 Tanto el SIT como la UAT son críticos. La UAT valida que el sistema realmente sirve para el día a día de la empresa. El SIT asegura que los procesos se comunican bien entre sí.
4. Final Preparation (Preparación final)
Con las pruebas casi terminadas, se realizan las tareas previas al Go-Live:
- Migración de datos maestros (clientes, proveedores, materiales, cuentas).
- Cargas iniciales de saldos y datos transaccionales.
- Definición y activación de roles y autorizaciones de usuarios.
- Formación de usuarios finales (training).
- Ejecución de pruebas de corte (cutover test), para simular el paso del sistema anterior a SAP.
5. Go-Live (Arranque en productivo)
Aquí ocurre el corte (cutover): se deja de usar el sistema antiguo y los usuarios comienzan a trabajar en SAP en su día a día.
Es la fase dónde el proyecto se pone en marcha. Suele ser un momento de tensión, ya que cualquier error impacta directamente en la operación diaria de la empresa.
6. Post Go-Live Support (Soporte posterior)
Después del arranque, se sigue dando soporte para:
- Resolver incidencias que no se detectaron en las pruebas.
- Ajustar configuraciones menores.
- Acompañar a usuarios en la curva de aprendizaje.
- Optimizar procesos y proponer mejoras continuas.
¿Cuánto dura una implementación de SAP?
Depende del tamaño y complejidad del proyecto:
- Proyectos pequeños → 6 a 12 meses.
- Proyectos grandes (multinacionales, con varios módulos y países) → de 2 a 5 años.
Implementar SAP no es solo un proyecto tecnológico, es un proyecto de transformación empresarial.
Por eso cada fase (desde la preparación hasta el soporte post Go-Live) es clave para asegurar que la transición sea exitosa y que los usuarios adopten el nuevo sistema sin interrumpir la operación del negocio.